Irodamegosztás: megoldás kisvállalkozásoknak és szabadúszóknak

Megéri még irodát bérelni? Minden az adott vállalkozás profiljától, a munkavállalók közötti kapcsolatoktól és a közös térben való munkavégzésből adódó igényektől függ. De mi a teendő, ha az iroda napközben üresen áll, mert a legtöbb munkavállaló inkább távmunkában dolgozik? Ebben az esetben a coworking jó megoldás lehet.

Mi az a coworking és melyek a fő előnyei?

A coworking egy olyan koncepció, amely a munkaterület megosztását jelenti különböző (leggyakrabban kreatív) iparágakból származó munkavállalók vagy vállalkozók által, akik egymás mellett dolgoznak és megosztják az irodai erőforrásokat. A közösségi irodák ötlete a 20. század 90-es éveiben jelent meg San Franciscóban. A koncepció megalkotója Bernard DeKoven volt. A Business Insider szerint DeKoven (játéktervező és játékelméleti szakember): „1996-ban használta ezt a kifejezést egy új munkakörnyezet leírására, amely szakít a hagyományos iroda hierarchikus struktúrájával, és támogatja az egyenrangú, független egyének együttműködését. Az első coworking irodát 2005-ben San Franciscóban egy programozó, Brad Neuberg nyitotta meg.” Ez egy érdekes alternatíva volt a szolgáltatott irodákkal szemben. A coworking irodák több alapelvre épülnek. Először is, lehetőséget adnak a rugalmas munkavégzésre bármikor és bárhol. Ez vonzó modell az egyéni vállalkozók vagy távmunkában dolgozók számára. Másodszor, olyan környezetet biztosítanak, ahol az emberek ötleteket cserélhetnek, üzleti kapcsolatokat építhetnek és szakmai közösséget alkothatnak. A coworking irodák gyakran biztosítanak irodai infrastruktúrát is, mint például gyors internetkapcsolatot, nyomtatókat vagy hozzáférést a konferenciatermekhez. Ez lehetővé teszi a szabadúszók és a kisvállalkozások számára, hogy professzionális szolgáltatásokat vegyenek igénybe anélkül, hogy magas költségeket kellene viselniük.

Hogyan csökkentheti az irodamegosztás a működési költségeit?

A közösségi iroda bérlése egyre népszerűbb opció a kisebb vállalkozók körében is, akik spórolni szeretnének a működési költségeken. Budapesten ma már több száz coworking iroda és szolgáltatott iroda érhető el, és itt a legnagyobb az igény ezekre. A közösségi irodák több szempontból is jelentősen csökkenthetik a működési költségeket. A legfontosabbak a következők:

• A hagyományos kiadások kiküszöbölése. Az irodabérlés általában nagy kezdeti költségekkel és hosszú távú pénzügyi kötelezettségekkel jár. Az irodamegosztás megszünteti az ilyen kiadások szükségességét, mivel a vállalkozók rugalmas bérleti szerződéseket köthetnek, és csak az általuk használt terekért és szolgáltatásokért fizetnek.
• A coworking irodák lehetővé teszik a cégek vagy szabadúszók számára az irodai erőforrások (bútorok, irodai eszközök, internet) megosztását, ami csökkenti az infrastrukturális költségeket. A megtakarítás nemcsak a munkaeszközök megvásárlásának hiányából, hanem azok karbantartási és javítási költségeiből is adódik.
• A közösségi iroda bérlése hozzájárul az adminisztratív és szolgáltatási költségek csökkentéséhez is. Sok coworking tér kínál további szolgáltatásokat, mint például recepció, postai küldemények kezelése, takarítás, és mindez benne van a bérleti díjban.

Hálózatépítés (networking) a coworking térben

A közösségi irodák ötlete mögött (a coworking angolul azt jelenti: együtt dolgozni) az a gondolat áll, hogy a tapasztalatcserét és a kapcsolati háló építését szolgálják, túllépve a hagyományos iroda lehetőségein, ahol nap mint nap ugyanazokkal az emberekkel találkozunk. Egy texasi egyetem kutatója és professzora a coworkereket úgy írja le, mint akik „egyedül dolgoznak, de együtt”. És valóban, az ilyen helyeken könnyen találkozhat egy nap egy új technológiai startup ötletgazdája egy fiatal, marketingstratégiák iránt szenvedélyes szakemberrel, akik együtt valami különlegeset hoznak létre.

Az ideális coworking tér kiválasztása: mire figyeljünk?

A megfelelő coworking tér kiválasztásakor érdemes több szempontot is figyelembe venni. Először is – a helyszín, a tömegközlekedés elérhetősége, valamint, ha üzleti találkozókat tervezünk, az elhelyezkedés az üzleti igények szempontjából. Másodszor, nem elhanyagolható a közösségi irodában uralkodó munkakultúra, hangulat és dizájn, amelyek közvetlen hatással vannak a munka kényelmére. Egy másik fontos tényező a további szolgáltatások és kényelmi funkciók kínálata. Érdemes ellenőrizni, hogy az adott tér biztosítja-e mindazokat a dolgokat, amelyekre a munkához szükségünk van, mint például gyors internetkapcsolat, kényelmes íróasztalok, hozzáférés nyomtatókhoz és szkennerekhez, konferenciatermek vagy konyha. És győződjünk meg arról, hogy ezek a szolgáltatások benne vannak-e a bérleti díjban, vagy ésszerű felár ellenében elérhetők. Figyelmet kell fordítani a bérleti szerződés tartalmára is. Ellenőrizni kell, hogy vannak-e rugalmas lehetőségek, amelyek lehetővé teszik a szerződés hozzáigazítását a változó üzleti igényekhez.

A coworking világszerte támogatja az innovációt és a szakmai fejlődést, ami a mai üzleti világban fontos eszközzé teszi a kisebb vállalkozók és szabadúszók számára. Az iroda közösségi jellegű bérlése tehát egyre népszerűbb és kényelmesebb alternatívája a hagyományos munkatereknek.