Irodabérlés költségei: mit kell tudni a szerződés aláírása előtt?

A megfelelő iroda bérlése számos cég működésének alapja. Ugyanakkor ez általában hosszú távú pénzügyi kötelezettséggel jár. Ha bérleti szerződés aláírását tervezed, alaposan elemezni szükséges a döntéssel járó valós költségeket. Néhány ezek közül nyilvánvaló, mások azonban első pillantásra rejtve maradhatnak.

Az irodabérlés valós költsége: egy áttekintés

Az irodabérlés alapvető költsége a bérleti díj, amelyet rendszeresen fizetni kell a bérbeadónak. Ne feledd, hogy ennek összegéről tárgyalni lehet. Érdemes ezt megtenni, mivel ez a költség a következő években folyamatosan terhelni fogja a cégét.

A bérleti díj összegét befolyásoló egyik legfontosabb tényező a bérleti időszak. Hagyományos szerződések esetében ez általában 5 évtől kezdődik. A bérbeadó által kínált ösztönzők keretében tárgyalhat bérleti díj mentességről, azaz ún. “rent free” időszakról. Ennek köszönhetően néhány hónapig százalékosan alacsonyabb bérleti díjat fizethetsz, a kialkudott ösztönző csomagtól függően. Vedd figyelembe azt is, hogy a bérleti díjat indexálják.

A bérelhető irodák ajánlatainak összehasonlításakor leggyakrabban a bérleti díjra figyelünk. Ne feledd azonban, hogy általában számos további költség is felmerül. Ezek alapos elemzése kimutathatja, hogy a legalacsonyabb bérleti díjú ajánlat végül nem lesz a legkedvezőbb számodra. Mire kell tehát még figyelni?

Üzemeltetési költségek

• Ezek magukban foglalják az épület fenntartásával kapcsolatos költségeket, mint például a takarítás, a lift karbantartása vagy a biztonsági szolgálat. Minél több közös területet használhat a szerződés keretében, annál több ilyen jellegű költséget kell fizetni.

Közüzemi díjak

• A bérleti díjon felül rendszeresen viselni kell az elektromos áram, a gáz, a víz vagy a fűtés költségeit is. Bár minden bérbeadó elvárja ezek megfizetését, ezek jelentősen eltérhetnek az irodaterülettől függően. A modern, energiatakarékos, környezetbarát megoldásokkal felszerelt irodák lehetővé teszik az áram- vagy vízfogyasztás optimalizálását. Ennek köszönhetően a közüzemi díjak jóval kedvezőbbek lehetnek.

Óvadék (kaució)

• Az óvadék egy egyszeri díj, amelyet a legtöbb bérbeadó elvár. Bár elvileg visszatérítendő, a cég költségvetésében biztosítania kell a megfelelő összeget a fedezetére. Különböző formákat ölthet, lehet például bankgarancia is. Összege általában több tényezőtől függ, de fontos a bérlő pénzügyi helyzete.

Az iroda kialakításának költségei

• A bérbeadótól kapott ösztönző csomag egyik eleme a terület kialakításához nyújtott hozzájárulás, akár a meglévő állapotból, akár a “shell&core” (szerkezetkész) állapotból. Előfordulhat, hogy az alacsonyabb bérleti díj sokkal nagyobb befektetést igényel részedről, ami végső soron kevésbé lesz jövedelmező.

Az iroda berendezésének költségei

• Az irodabérlés költségeihez hozzá kell számolni a berendezés költségeit is. A bútorok és a szükséges felszerelések jelentős beruházást jelenthetnek céged számára. Ezért mindig ellenőrizd, mit tartalmaz az iroda felszereltsége.

További díjak

• Győződj meg róla, hogy a bérleti szerződés nem tartalmaz-e további költségeket, amelyeket nem tüntettek fel az alap bérleti díjban. Ilyenek lehetnek például a parkolási díjak vagy az infrastruktúrához való hozzáférés díjai. Néha a parkolási díjon felül minden parkolóhely után üzemeltetési költségeket is felszámolnak.

Hogyan tervezzünk költségvetést az irodabérlésre?

Az irodabérlés költségvetésének megtervezése precíz pénzügyi tervezést igényel a cég részéről. A havi bérleti díjon kívül figyelembe kell venni más kiadásokat is, mint például az üzemeltetési költségeket, az energiaköltségeket vagy az internetet. A költségvetés elkészítésekor vedd figyelembe a minimális bérleti időszakot, amelyet az ingatlan tulajdonosa megkövetelhet.

Ne feledd azt sem, hogy az irodabérlés költsége idővel változhat. A szerződés felépítésétől függően a bérbeadónak kisebb-nagyobb szabadsága van a bérleti díj emelésére. Ezért figyelembe kell venni a bérleti díj és más díjak esetleges jövőbeni emelkedését is.

Az irodabérlés költsége és az adókedvezmények

Az irodabérlés költsége általában jelentős tétel sok cég költségvetésében. Ne feledd azonban, hogy ebben a kontextusban lehetőséged van a kiadások optimalizálására – az irodabérlést elszámolhatod költségként. Ez így tehát levonható a társasági adó alapjából. A feltétel az, hogy a területet a cég vezetésével kapcsolatos célokra használják.

Továbbá, ha üzleti célokra bérelsz irodát és ÁFA-alany vagy, jogod van az ÁFA levonására a bérleti költségekből. Ezt a tranzakciót igazoló dokumentum, azaz az ÁFA-s számla alapján teheted meg.

További díjak és rejtett költségek: hogyan kerüljük el őket?

Ahhoz, hogy kedvezően bérelj irodát céged számára, szánj időt a bérleti szerződés részletes elemzésére. Ez lesz az alapja mindkét fél esetleges követeléseinek.

• Olvasd el tehát a szerződést értelmezve, és tegyél fel kérdéseket, ha valamelyik pontja kétséget ébreszt benned.
• Győződj meg róla, hogy nem tartalmaz rejtett költségeket.
• Tanulmányozd át alaposan az esetleges bérleti díj emelésekre vagy további díjakra vonatkozó összes kikötést.

Az irodabérlési döntésnél ne csak a bérleti díj összegét vedd figyelembe. A fent említett összes költség alapos elemzése segít elkerülni a jövőbeni kellemetlen meglepetéseket és kiválasztani a legkedvezőbb bérleti ajánlatot.