Iroda bérlése vagy vásárlása: melyik éri meg jobban?

Irodát bérelni vagy vásárolni? Ez gyakran nehéz kérdés, és – ahogy sejthető – a válasz összetett. Az alábbi cikk néhány támpontot ad ahhoz, hogy mit érdemes figyelembe venni a választás során, a jelenlegi gazdasági helyzetre való tekintettel.

Bevezetés a döntéshez: irodabérlés vagy vásárlás?

A világjárvány, majd a gazdasági bizonytalanságok jelentősen befolyásolták és befolyásolják a világgazdaságot. Hatással vannak számos vállalkozás működésére. Ezen események következményei a növekvő infláció, az árfolyam-ingadozások, valamint az építési (növekvő anyagárak és bérek) és energiaköltségek emelkedése voltak. A magas kamatlábak és a csökkenő üresedési ráta a bérleti díjak emelkedéséhez vezet, miközben az ingatlanok általános fenntartási költségei is nőnek. Ez arra ösztönöz, hogy megfontoljunk különböző lehetőségeket az irodai kiadások csökkentésére. Így az irodatér bérlése – akárcsak a vásárlás – a vállalkozás igényeinek alapos elemzését igényli. Különösen fontos a munkavégzési modell: állandóan az irodában tartózkodunk, távmunkában dolgozunk, vagy hibrid modellben. Fontos a foglalkoztatott munkavállalók száma, lakóhelyük és a végzett munka jellege is. Ez az elemzés minden bizonnyal megkönnyíti a bérlés és a vásárlás közötti választást. Hasonlóan fontos a cég piaci helyzete (stabil-e?) és fejlesztési tervei.

Kezdeti és hosszú távú költségek

Az irodaterület vásárlása kezdeti és hosszú távú költségekkel jár. Ezek között figyelembe kell venni:

• az önrészt, azaz a vételár egy részének saját forrásból történő fedezését, amely lehetővé teszi a fennmaradó részre jelzáloghitel felvételét,
• adókat és díjakat: ingatlanadót, valamint a vásárlási tranzakcióval kapcsolatos adminisztratív és jogi díjakat,
• a terület cég igényeihez való igazításának költségeit (modernizálás, felújítás, felszerelés vásárlása),
• az ingatlan fenntartási költségeit,
• a jövőbeni felújítások és modernizálások költségeit.

Az irodaterület bérlése szintén kezdeti és hosszú távú költségekkel jár. Ezek a következők:

• a bérleti szerződés biztosítékának (óvadék vagy kaució) letétele,
• részvétel az iroda bérlői igényekhez való igazításának költségeiben,
• bérleti díj,
• üzemeltetési költségek és saját közművek.

Mindkét esetben a kezdeti és hosszú távú költségek az iroda elhelyezkedésétől függnek – minél vonzóbb (városközpontok, megfelelő közlekedési infrastruktúra), annál magasabb bérleti és vásárlási árakra kell számítani.

A tér rugalmassága és skálázhatósága

Az iroda vásárlása vagy bérlése ma már nem az egyetlen választás. Napjaink kulcsszava a rugalmasság. Az irodaterek esetében ez a “flex office” formájában jelenik meg. Ez egy olyan megoldás, amely forradalmat hoz. Megfelelő például a feltörekvő cégeknek, vagy azoknak, amelyek modelljük miatt nem igényelnek állandó, megfelelő méretű irodát. A flex office lehetőséget ad munkaterület vagy akár egyetlen munkaállomás bérlésére az aktuális igényekhez igazított feltételekkel. Ez tehát egy érdekes alternatíva a rugalmasabb irodabérlésre. A bérlés korlátozott skálázhatósága ezzel szemben a bérlés egyik fontos jellemzője. A saját ingatlan birtoklása még alacsonyabb skálázhatósággal jár, miközben nagyobb kezdeti pénzügyi elkötelezettséget igényel.

Felelősség a fenntartásért és javításokért

Amikor a vállalkozás számára stratégiai döntést hozunk arról, hogy mi éri meg jobban: az iroda vásárlása vagy bérlése, érdemes figyelembe venni az épület fenntartásával és javításával kapcsolatos kérdéseket is. Irodabérlés esetén leggyakrabban az ingatlan tulajdonosa viseli a felelősséget a fenntartásért és a folyamatos javításokért. Ez nem jelent mást, mint hogy a bérlőknek ezekkel a kérdésekkel nem kell törődniük. Az iroda vásárlása viszont magával hozza a felelősségvállalást az objektum fenntartásáért és javításáért. Az iroda megvásárlásakor a vállalkozás annak tulajdonosává válik, és köteles fedezni az esetleges javítások vagy modernizálások költségeit.

Jogi és adózási szempontok

A döntés meghozatalakor: bérlés vagy vásárlás, figyelembe kell venni a jogi és adózási szempontokat is. Az első esetben a legfontosabb a bérleti szerződés szövege. Ez határozza meg mind a bérlő, mind az ingatlan tulajdonosának jogait és kötelezettségeit, szabályozza a bérlet feltételeit és időtartamát, a bérleti díj összegét, valamint a karbantartással és javításokkal kapcsolatos kötelezettségeket. Adózási szempontból az irodabérléssel kapcsolatos pénzügyi terhek a vállalkozás jövedelemadóját csökkentő, elismert költségként számolhatók el.

Az irodaterület vásárlása más jogi és adózási szempontokkal jár. Az iroda tulajdonosának meg kell ismernie a vonatkozó ingatlanjogi előírásokat (rendelkezési jog, területrendezési előírások stb.), és tudatában kell lennie annak, hogy az iroda vásárlása további közjegyzői és jogi költségekkel járhat. De vannak előnyei is – lehetőség van az ingatlanbefektetéssel kapcsolatos adókedvezmények igénybevételére, és mindenekelőtt részesedés az ingatlan értékének növekedéséből és a jövőbeni potenciális értéknövekedésből.

A kérdésre – irodát bérelni vagy vásárolni – nincs egyértelmű válasz. Csak az igények, a cég állapotának és a következő évek fejlesztési terveinek alapos elemzése adhat választ.