Az első iroda bérlése: útmutató kezdő vállalkozásoknak

A megfelelően előkészített iroda elengedhetetlen egy vállalkozás működéséhez. Még ha a fő tevékenység a termelés is, az iroda az a hely, ahol a dokumentumokat tárolják és ahol az üzleti partnerekkel találkoznak. Hogyan béreljünk első irodahelyiséget? Mire kell figyelni a megfelelő helyiség keresésekor és milyen bérleti költségekkel kell számolni?

Az első irodahelyiség bérlése

Az irodára már a vállalkozás megkezdése előtt gondolni kell, mivel a cég bejegyzésekor a vállalkozónak meg kell adnia a tevékenység végzésének helyét, azaz a cég fizikai címét. Ez lehet azonos a lakcímmel, de ha szeretné elválasztani a munkát a magánélettől, irodára lesz szüksége.

A tevékenység végzésére szolgáló helyiség bérlésekor a változatot és a méretet az egyéni igényekhez kell igazítani. Jelenleg a piacon speciális kereskedelmi létesítmények működnek, ahol kizárólag irodaterületeket bérelnek, mind egyéni helyiségeket, mind rugalmas tereket, például coworking irodákat. Kíváncsi vagy, hol keressen bérelhető irodát? A legjobb megoldás, ha professzionális cégekre bízod magad, amelyek irodaterületek bérbeadására szakosodtak és nagy adatbázissal rendelkeznek.

Az egyszemélyes vállalkozások számára jó megoldást jelentenek a már említett coworking terek. Ez a megoldás különösen a szabadúszók körében népszerű, akik nem szeretnek vagy nem akarnak otthonról dolgozni. Egy íróasztal bérlése egy coworking térben a költségeket is csökkentheti, mivel az ilyen helyek általában fel vannak szerelve a szükséges irodai eszközökkel.

Az első irodahelyiség bérlése – mire figyeljünk?

Az első irodahelyiség bérlése fontos döntés, amelyet alapos elemzésnek kell megelőznie. A méret kiválasztásakor figyelembe kell venni a helyiségben dolgozók számát és a feladatok megfelelő elvégzéséhez szükséges berendezéseket. A területet úgy kell megválasztani, hogy az iroda kényelmesen és funkcionálisan legyen berendezve.

A méret tekintetében emellett figyelembe kell venni a hatályos munkavédelmi előírásokat is. Magyarországon a 3/2002. (II. 8.) SzCsM–EüM együttes rendelet szabályozza ezt. A rendelet előírja, hogy minden munkavállaló számára biztosítani kell legalább 6 m² szabad területet, és a légtérnek legalább 15 m³-nek kell lennie fejenként (irodai munka esetén).

Sok iparágban fontos a modern technológiákhoz való hozzáférés és a helyiségek műszaki állapota. A rossz állapotú helyiségek további beruházásokat igényelhetnek, ami az újonnan induló cégek számára nagy nehézséget jelenthet. Az első iroda keresésekor a legjobb olyan helyiséget keresni, amely megfelel a cég profiljának, hogy elkerüljük az átalakítási költségeket.

Az első iroda bérlésének költségei

Az irodaterület bérleti díja egy olyan kérdés, amelyet a vállalkozók különös figyelemmel elemeznek. Szükséges egy kalkulációt végezni, amely lehetővé teszi a végső kiadások meghatározását, mivel a bérleti díjhoz további terhek is társulnak, mint például az üzemeltetési költségek és a közüzemi számlák. Az irodaházakban az üzemeltetési költségeket arányosan, a bérelt helyiség mérete alapján határozzák meg.

Az ajánlatokban gyakran “all-in” árat adnak meg, amelynek köszönhetően a vállalkozó információt kap a teljes költségről, beleértve a közüzemi díjakat, üzemeltetési költségeket, parkolóhelyeket, és bizonyos létesítményekben akár a konferenciatermekhez való hozzáférést vagy a recepciós szolgáltatásokat is.